会議のあり方
「課長！その会議の設定はいかがなものでしょう」と、言い出したい本日の私。
その時間設定おかしくないですか
朝イチの会議を中抜けした私。帰宅間際に議事録を確認すると、シレッと「4/17(月) 18:30～ ●●についてMTG 」と書かれていた。定時後の会議開始は百歩譲って致し方ないとして*1、なぜ終わりの時間が決まってないんですか！？
パーキンソンの法則
パーキンソンの法則によると
仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する*2
1時間半で設定した業務は1時間半かかるし、もし同じ業務を3時間で設定したら3時間かかるということ。つまり、終わり時間を決めていない会議はグダグダ伸び続ける！！！課長、そりゃないよー。効率的にやろうよー。
なお、私は愚痴を言うくらいならまず動くようにしているので、とりあえず月曜の会議は「何時までの予定ですか(ニコッ)」と聞くことからはじめよう。
会議をスムーズに行うためには
私が会議を行う時に意識していることは、
- 議題の設定。初っ端から当たり前だけど、話す内容を明確にしてあらかじめ参加者に共有する。何するかも分からず参加する場合と、分かっている場合、議論の厚みが変わって来るのは明白。でも意外とお題目だけで、何がしたいのか分からない開催連絡がくるのも事実。
- ゴールの設定。これまた当たり前のことだけど、会議で何を決めるのか、どこまで決めるのか、設定をしてあらかじめ参加者に共有する。テーマ(議題)だけ決めてて、中身は決まらない雑談みたいな会議もあるんですよ。ええ…。
- 参加者の選定。なるべく決定権のある人または、詳しい人に参加を依頼する。多数になると意見がまとまらないので、少数精鋭で。
- 会議時間の設定。あらかじめ何時間で結論を出すのか決める。グダグダ防止。会議の開始終了時間は極力守る！時間はコスト。参加者の時間を頂き、会社のコストが発生していることを忘れずに！
- 資料の事前共有。もし、あらかじめ会議で使用する資料があれば、事前に配布して一読してもらう。更に意見を持って参加してもらえると更にいい。
- ホワイトボードまたはPCの活用。会議後面倒くさいのが議事録。ホワイトボードに書いたものを撮影して議事録代わりにするか、PCでその場でまとめてしまうと楽。*3
みんなで快適な会議の時間を！
